Manajemen waktu yang baik bagi seorang pemimpin tidak terbatas dari kemampuan Anda mengelola waktu. Namun juga tentang bagaimana Anda mampu memastikan tim Anda efesien dalam penggunaan waktu kerjanya.
Keluhan banyak pebisnis mengenai efisiensi kerja adalah bahwa tim mereka:
- sering lupa
- mengulang-ulang kesalahan
- bertanya seolah-olah baru pertama kali mengerjakan
Bila Anda mengalami hal tersebut, job description yang jelas bagi tim Anda adalah jawabannya.
Dalam artikel ini, saya tidak memaparkan contoh-contoh job description yang rumit (yang kemungkinan tidak benar-benar digunakan). Akan tetapi, saya akan memaparkan prinsip dari sebuah job description dan Anda bisa mengembangkannya sendiri untuk bisnis dan organisasi Anda masing-masing.
Namun, sebelumnya, bacalah kisah jenaka dari Asep di bawah ini:
Zig Ziglar: You’ve got to be before you can do, and do before you can have
Job description yang efektif mencitrakan apa yang Zig Ziglar katakan: “menjelaskan kualitas pekerjaan (be), apa yang harus dilakukan (do) dan apa tujuan dari pekerjaan itu (have)”. Prinsip BE x DO = HAVE banyak digunakan oleh para motivator dalam membantu klien-klien mereka, dan dalam pengalaman saya pun saya menemukan ternyata bisa digunakan dalam job description.
Terkait dengan “DO” atau apa yang harus dilakukan, pastikan Anda memperjelas siapa (who) yang perlu mengerjakan “DO” itu dan kapan (when) perlu dikerjakannya.
Contoh Job Description
Contohnya adalah sebagai berikut:
Posisi: Telemarketing
Have/Goal: Mendapatkan 20 pelanggan baru senilai Rp 100,000,000 dalam penjualan tiap minggunya
Do/Rutinitas dan BE/kualitas yang perlu dilakukan:
- Menyortir 150 database (be) yang akan ditelepon (do) setiap Sabtu pagi (when) untuk ditelepon minggu depannya.
- Meminta konfirmasi harga (do) yang paling update (be) dari departemen marketing setiap Senin pagi (when) sebelum mulai melakukan penawaran telepon.
- Menelepon prospek baru (be) dari database sebanyak minimal 20 nama (do) dari jam 9-12.00 (when) setiap hari kerja
- Menelepon prospek hasil telepon minggu lalu (do) dari jam 13.00-15.00 (when) setiap hari kerja
- Bila ada yang memesan barang, segera memproses Purchase Order sesuai cara yang digariskan dalam SOP (be) kepada bagian gudang dan keuangan (do) paling lambat 30 menit (when) setelah konfirmasi order diperoleh dari customer.
- Membuat laporan hasil telemarketing (do) dan menyerahkan pada supervisor paling lambat pukul 17.30 (when) melalui email (be).
Talk-It Over
Job Description yang jelas akan membantu tim Anda efisien dalam penggunaan waktu dan juga efektif dalam pekerjaannya. Dampak positif langsungnya adalah: waktu Anda tidak akan terganggu dengan hal-hal kecil yang membuat Anda tidak sempat melakukan hal-hal yang benar-benar penting untuk bisnis Anda.
- Apakah Anda memiliki job description yang jelas untuk tim Anda?
- Bila belum, apa yang menghentikan Anda untuk menyusunnya?
Baca juga: Lakukan Satu Hal ini Saja
Artikel ini diambil dari buku Leadership Detox karangan Coach Danny Wira Dharma (2015).
