Apa pun jenis industri yang Anda geluti dalam bisnis, Anda akan memerlukan supplier. Mulai dari bisnis online via instagram atau marketplace beromzet belasan juta, sampai ke bisnis manufaktur yang beromzet miliaran rupiah per hari, supplier atau vendor akan selalu dibutuhkan.

Sayangnya supplier atau vendor adalah area yang kurang menjadi fokus dari para business owners yang ingin bisnisnya berkembang. Umumnya kita banyak berkutat pada strategi marketing atau sales. Padahal, strategi marketing atau sales yang paling revolusioner tetap perlu menunggu penerapannya, bila ternyata produk/jasa yang mau dijual belum siap karena kendala supplier.

Untuk membantu Anda, Ide-Bisnis.com merangkum tujuh hal yang perlu Anda perhatikan saat memilih supplier dan vendor untuk bisnis Anda.

Cara menyeleksi supplier

1. Kapasitas

Fakta kita membutuhkan supplier adalah karena sang supplier memiliki:

• alat/ mesin yang tidak kita miliki
• pengalaman yang tidak kita kuasai
• pengetahuan yang tidak kita sempat pelajari.

Dengan demikian, menggunakan supplier akan membantu kita mendapatkan bahan baku atau barang lebih murah daripada kita lakukan sendiri.

Akan tetapi, harga yang murah tidak akan banyak membantu bila sang supplier gagal memproduksi atau mengantar barang kita tepat waktu. Oleh sebab itu, hal pertama yang kita perlu perhatikan dalam cara menyeleksi supplier adalah bilamana kapasitas produksinya terus berkembang dan selaras dengan pertumbuhan bisnis Anda juga.

Beberapa tips praktis:

• monitor kapasitas produksi supplier Anda secara berkala
• pelajari perkembangan kapasitas produksi supplier Anda dengan KPI, misalnya: jumlah sertifikasi yang dimiliki, riwayat komplain, sistem ISO yang dimiliki, dan sebagainya.
• pahami waktu produksi dari supplier Anda
• rencanakan stok dan pemesanan Anda agar selaras dengan waktu produksinya

2. Harga Kompetitif

Bisa menekan harga pada supplier tentu akan membantu memaksimalkan profitability bisnis Anda. Akan tetapi, saya menyarankan untuk memandang supplier Anda dari kacamata kemitraan. Tidak ada gunanya mendapat produk Anda dengan harga super murah, tetapi kemudian supplier yang baik malah gulung tikar karena merugi.

Prinsip seorang pebisnis yang memahami leadership adalah: win/win dengan supplier agar kita dan supplier menghasilkan laba yang membuat bisnis masing-masing bertahan dan berjaya bersama.

Beberapa tips praktisnya:

• Negosiasi dengan pembayaran cash. Pembayaran yang tepat waktu berhak mendapatkan harga yang lebih kompetitif dengan supplier Anda. Supplier juga terbantu secara cashflow dalam negosiasi ini.
• Bila bisnis Anda berskala besar, meminta tambahan diskon sebagai ganti endorsement dari perusahaan Anda bisa dilakukan. Supplier bisa menggunakan endorsement atau testimonial Anda untuk membantunya berbisnis dengan customer lainnya.
• Negosiasi dengan membagikan visi Anda ke depan. Ini akan mengingatkan supplier Anda bahwa harga yang lebih kompetitif bagi Anda berarti bisnis Anda akan lebih berkembang; dan itu berarti lebih banyak orderan untuk bisnisnya juga.
• Jangan pernah bernegosiasi tentang harga dengan satuan harga per unit. Akan selalu ada variabel lain yang terlibat terkait harga produk atau bahan baku Anda.

3. Kualitas yang Konsisten

Konsistensi adalah kualitas yang diinginkan oleh customer Anda, dan itulah yang perlu Anda harapkan dari supplier Anda. Kunci dari mendapatkan kualitas yang konsisten dari supplier adalah dengan menguji realisasi order Anda dalam jumlah-jumlah yang kecil.

Tidak jarang business owner menyesal setelah termakan iming-iming diskon besar untuk pemesanan yang langsung banyak, tetapi kualitasnya amburadul dan barang-barangnya banyak direject oleh pasaran.

Tips: Bila Anda importir, pahami cara quality assurance dalam negara pengekspor barang-barang Anda tersebut.

4. Integritas

Supplier Anda akan gagal dalam memenuhi order Anda suatu saat nanti. Kata kuncinya adalah “suatu saat”. Iklim, peraturan pemerintah atau kerusakan mesin bisa mengakibatkan hal tersebut. Akan tetapi bila “suatu saat” itu menjadi hal yang rutin, pertanyaannya adalah: apakah Anda masih bisa percaya akan integritas dari supplier tersebut?

Berikan supplier Anda keluhan Anda dan berikan kesempatan untuk memperbaiki keadaan. Akan tetapi bila supplier Anda tidak melakukan perbaikan yang berarti, tidak ada alasan untuk terus mempertahankannya.

5. Miliki lebih dari satu supplier

Milikilah supplier utama dan supplier cadangan untuk mendukung bisnis Anda. Memiliki hanya satu supplier memperbesar resiko Anda bilamana supplier tersebut mengalami gangguan dalam bisnisnya. Bisa juga supplier tunggal malah tiba-tiba berulah karena memahami betapa bisnis Anda bergantung banyak padanya.

Oleh sebab itu, rutinlah mencari supplier baru dan buatlah target mencoba 1-2 supplier baru tiap semesternya. Bila ada supplier baru yang cukup berkualitas, itu bisa menjadi supplier cadangan yang bisnisnya bisa berkembang seiring membantu memasok barang/bahan baku yang berkualitas untuk bisnis Anda.

6. Tentukan siapa yang mengambil keputusan

Bila semua urusan supplier bermuara di meja Anda, itu akan membuat Anda sibuk tapi tidak produktif. Tentukan siapa dalam perusahaan Anda yang akan mengambil keputusan terkait supplier, berdasarkan besaran atau pentingnya pasokan itu.

Misalnya untuk pasokan bahan baku utama, Anda atau Finance Director yang perlu mengambil keputusan. Namun untuk pasokan bahan baku penunjang, cukup manager purchasing atau purchasing supervisor yang memutuskan.

Tips: untuk menghindari suap pada bagian purchasing, rotasi divisi purchasing bisa dilakukan berkala.

7. Jaga hubungan baik

Sekali lagi pandanglah supplier Anda dari kacamata kemitraan. Berkomunikasilah secara berkala, termasuk dengan kunjungan langsung. Bila Anda belum pernah bertemu dengan supplier-supplier utama Anda secara langsung, jadwalkan kunjungan perdana Anda di penghujung tahun 2020 ini (tentunya dengan protokol Covid-19 ya). Kunjungan itu akan membuka cakrawala Anda tentang keadaan dan kesempatan yang ada.

Menjaga hubungan baik dengan supplier akan membantu bisnis Anda mendapatkan barang/jasa yang diperlukan bila datang masa dimana pasokan barang/jasa tersebut menjadi terbatas.

Hindari konflik dengan supplier Anda dengan tiga hal:

1. bayar tagihan Anda tepat waktu, termasuk menjelaskan bila ada pembayaran yang terlambat
2. jelaskan apa yang menjadi harapan dan kebutuhan Anda
3. jangan tempatkan staff yang tidak bersahabat untuk berurusan dengan supplier. Staf yang tidak bersahabat bisa memberikan supplier Anda persepsi yang keliru tentang kebijakan Anda yang sebenarnya

Coach Danny: Staf yang tidak bersahabat bisa memberikan supplier Anda persepsi yang keliru tentang kebijakan Anda yang sebenarnya.

Talk-It Over

Bisnis tidaklah melulu tentang menjual, tetapi juga memastikan barang/jasa yang mau kita jual tersedia. Dari tujuh cara menyeleksi supplier dalam artikel ini:

• yang mana yang rutin Anda lakukan? mengapa hal itu penting bagi Anda?
• yang mana yang jarang Anda perhatikan? apa yang Anda rencanakan untuk mulai melakukannya?

Selamat berbisnis!

Tulisan dari Coach Danny

Artikel ini diperbaharui dari artikel berjudul sama di Februari 2018. Dimutakhirkan kembali dari Nov 2020.