Dalam bisnis seperti yang Anda pimpin saat ini, rapat adalah vital untuk memastikan terjadinya komunikasi berkualitas antar tim. Namun hal itu baru efektif bila Anda tahu caranya.
Yang seringkali terjadi adalah orang datang rapat tanpa persiapan, dan rapat menjadi ajang brainstorming tanpa komitmen yang jelas. Misalnya, Anda berencana membahas taktik penjualan di kuartal kedua dalam rapat bersama sales supervisor dan para sales Anda. Akan tetapi, karena ternyata mereka (dan Anda) tidak mempersiapkan apa-apa, akhirnya rapat menjadi membuang-buang waktu.
Kesibukan bolak-balik mengambil data, maupun cerita demi cerita menyita waktu rapat yang ada. Pada akhirnya, waktu yang seyogyanya digunakan untuk membahas taktik sekejap menjadi waktu untuk persiapan rapat. Dampaknya tentu waktu yang terbuang, baik dari orang yang datang tanpa persiapan dan juga orang yang datang dengan persiapan.
Apakah situasi tersebut akrab bagi Anda?
Demikian juga halnya dengan orang-orang yang datang ke seminar.
Saat peserta seminar datang dan mendapatkan sang pembicara memberikan saran yang berlapis-lapis, waktu pada dasarnya akan terbuang sia-sia. Di sana sini banyak keluhan dari peserta seminar bahwa mereka merasa kelelahan setelah dibombardir dengan begitu banyak saran.
Masalahnya, informasi dan banyaknya saran tidak selalu menjamin efektifitas pada akhirnya. Terlalu banyak informasi (TBI) malah justru membuat kita bingung harus mulai dari mana.
Less is more
Oleh sebab itu, Reggie Joiner dan Lane Jones, pakar komunikasi, memperkenalkan salah satu tips rapat yang sangat efektif dan saya gunakan dalam setiap kesempatan. Prinsipnya adalah Less is More.
Buatlah rapat menjadi seperti workshop, dimana peserta rapat membahas sedikit topik namun mengulasnya dalam dan menghasilkan action plan.
Rapat dengan multi-agenda (dan juga terkadang warnasari tentang outing tim ke wisata arung jeram, misalnya) tidak lagi relevan di dunia bisnis dan perusahaan saat ini.
Disiplin rapat less is more menjembatani kebutuhan efikasi (kemampuan untuk mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan) penggunaan waktu dengan kemaksimalan hasil rapat.
[callout]Terima kasih telah membaca Ide-Bisnis.com. Bila Anda menyukai artikel ini, bantu kami share ke Facebook atau social media Anda lainnya. Terima kasih banyak! [/callout]
Bagaimana memilih topik rapatnya, Coach?
Apalagi bila saya merasa semua hal penting untuk didiskusikan?
Untuk membantu Anda, gunakan pertanyaan ini setiap kali Anda mempersiapkan rapat:
[shareable cite=”Coach Danny”]Apa yang paling penting untuk dibahas secara kolektif, yang tidak bisa saya bahas one-on-one dengan orang tertentu?[/shareable]
Pertanyaan di atas akan membantu Anda mendiskriminasi hal-hal yang penting dari yang kurang begitu penting (untuk dibahas secara kolektif). Akhirnya rapat Anda yang less topic akan menghasilkan more clarity and commitment. Clarity (kejelasan) dan commitment (komitmen) adalah bumbu yang membuat Anda dan tim lebih berani untuk melakukan apa yang telah Anda diskusikan bersama.
Selamat mencoba!
