Terkadang Anda perlu sering meninggalkan bisnis dan tidak bisa leluasa berkoordinasi secara live dengan tim. Alasannya pun bisa bermacam-macam: mulai dari mengurus proyek baru/ khusus dimana Anda sendiri harus turun tangan, permasalahan legal sampai karena urusan berobat ke luar negeri.
Hal yang ideal memang bila tim Anda sudah bisa ditinggal secara mandiri. Namun bagaimana bila kapasitas tim Anda belum disertai dengan otoritas yang diperlukan untuk bertindak dengan cekatan?
Komunikasi tetap menjadi jawabannya, dan berikut adalah lima communication hacks yang bisa Anda pertimbangkan.
Pertama, email dengan format yang disepakati.
Ini adalah taktik yang paling mudah dan nyaman. Email tidak mendesak Anda untuk segera membaca, sehingga Anda bisa mereview serta meresponnya di waktu yang paling kondusif. Ini sangat bermanfaat bilamana Anda terpisah zona waktu yang lumayan jauh dengan tim.
Beberapa taktik dalam menggunakan email sebagai communication hacks Anda:
- Pastikan email address Anda dan tim saling disimpan dalam contacts. Ini penting bila Anda menggunakan email free seperti gmail.com atau yahoo.com sebagai alamat email. Anda tidak akan mau komunikasi Anda dengan tim jadi salah paham, karena ternyata email terbuang otomatis ke dalam SPAM karena emailnya tidak dikenali sebagai contact.
- Sepakati frekuensi email. Misalnya sehari sekali sebagai laporan di akhir jam kerja.
- Sepakati format isi email. Buatlah isi email Anda/ tim mudah untuk discan atau ditinjau. Ini artinya hindari email yang berbentuk narasi apalagi narasinya jadi panjang karena di-cc dan di-cc.
- Contoh format isi email yang disarankan:
- Things Done (hal yang sudah diselesaikan hari ini)
- Things in Progress (hal yang belum selesai tetapi tim Anda masih yakin bisa menyelesaikan esok)
- Things Pending (hal yang tertunda, perlu diperjelas tertunda berapa lama dan karena apa)
- Support Needed (hal yang memerlukan bantuan Anda, perlu jelas apa dan kapan Anda bisa membantu)
- Bila diperlukan, Things to Do untuk menuliskan hal-hal yang akan dilanjutkan / dimulai besok oleh tim
Kedua, Secret Instant Messaging Group
Bila Anda mengandalkan whatsapp group dengan tim, Anda akan mau mempertimbangkan mendownload dan menginstall aplikasi instant messaging lain khusus dengan tim Anda. Misalnya, saya dan tim pernah menggunakan Skype walau saat ini kami lebih memilih menggunakan Google Hangouts.
Dengan menggunakan Secret Instant Messaging Group, Anda dan tim beroleh manfaat berikut.
Pertama, Anda dan tim tetap bisa fokus saat mau “invisible” dari radar rekan atau kerabat yang biasa menghubungi Anda via whatsapp. Terkadang saat Anda perlu waktu untuk proyek baru Anda sementara tetap perlu berkoordinasi dengan tim, chat mendadak dari whatsapp karena Anda ditemukan ‘online’ adalah hal yang mau Anda hindari.
Kedua, chat inbox Anda akan lebih minimalis dan mudah dicermati daripada melihat puluhan chats di aplikasi whatsapp. Anda akan lebih mudah mereview bilamana ada chat dari tim yang belum Anda balas.
Pilihan-pilihan app semacam ini banyak sekali baik untuk IOS dan Google Playstore; namun saya sarankan hindari app yang terlalu laris seperti LINE atau Facebook Messnger. Anda akan kehilangan tujuan dari secret instant messaging group dengan app semacam itu. Beberapa yang highly-recommended adalah:
- Viber
- Skype
- Google Hangouts
- Telegram
Ketiga, Google Keep.
Ini adalah untuk Anda yang perlu berkoordinasi dengan tim terkait checklist atau persiapan-persiapan tertentu. Google Keep adalah aplikasi free dari Google dan memungkinkan Anda untuk berbagi ide, checklist, audio video untuk pekerjaan Anda dan tim. Anda bahkan bisa memantau checklist yang sudah dicentang oleh tim Anda.
[youtube id=”UbvkHEDvw-o”]
Keempat, Video Call.
Zaman sekarang video call tidak lagi memerlukan internet yang super kencang. Anda dan tim bisa melakukannya dengan mudah asal ada internet, smartphone dan komitmen waktu. Waktunya pun tidak perlu terlalu lama, karena tujuannya adalah untuk koordinasi dan menunjukkan you are present sebagai pemimpin mereka.
Video Call dalam aplikasi seperti Skype dan Hangout bahkan mengizinkan untuk melakukan multiconferencing – dimana Anda bisa video call dengan beberapa orang sekaligus.
Kelima, One-Way Communication.
Langkah kelima ini lebih berupa sebuah strategi komunikasi daripada taktik koordinasi. Tim yang sering Anda tinggalkan kemungkinan besar memiliki pertanyaan tentang mengapa Anda tidak terlihat sesering biasanya. Walau bukan sebuah kewajiban, namun adalah hal yang bijak untuk memberitahu tim informasi yang membuat mereka tetap yakin bekerja untuk Anda dan perusahaan.
Ini pun akan menghindari tim dari gossip yang mungkin berasal dari internal maupun eksternal. Bagaimana cara melakukannya dan apa saja yang perlu diinformasikan:
- Membagikan status Anda di medsos dimana tim memiliki akses ke profil Anda dapat membantu di sini. Khususnya bila Anda memberikan kabar baik atau progress yang baik terkait alasan Anda berpergian.
- Mengirimkan email, atau melakukan video call kepada tim secara kolektif juga bisa berperan di sini.
- Bila Anda lebih suka cara yang konvensional, mengirim fax dengan tulisan tangan Anda juga bisa melakukan tujuan dari one way communication ini.
[callout]’Hai team, saya senang menginformasikan bahwa operasi istri saya berjalan lancar. Kami berharap teman-teman semua juga baik-baik di Jakarta. Bila ada pertanyaan, bisa send message ke Hangout atau minta bantuan Pak Didi ya. Sampai jumpa di Jakarta Senin depan’ (contoh one way communication)[/callout]
Bagaimana leaders? Ada yang mau Anda coba hari ini?
[shareable cite=”Coach Danny”]Komunikasi adalah kunci stabilitas di saat Anda sedang tinggi mobilitasnya.[/shareable]
