Semakin banyak piutang tak tertagih bisa menandakan relasi kurang baik antara sales dan finance. Karena saat bagian sales dan finance saling bertikai, semua pihak rugi. Terlalu banyak waktu dan energi dihabiskan bertengkar satu sama lain daripada meningkatkan penjualan.
Bila ada relasi yang baik antara tim sales dan tim finance, maka orang sales jarang mencoba melangkahi finance terkait tempo pembayaran yang tidak mungkin disetujui (atau merugikan). Dalam kondisi ini, biasanya penjualan meningkat. Mengapa? Karena tim finance mendapatkan informasi lebih lengkap dari sales tentang hal-hal yang ia tidak bisa temukan dari kacamata finance; sebaliknya tim sales juga mendapatkan bantuan dari finance untuk order yang tidak bisa mereka lakukan dari jalur biasa.
Jadi bila Anda sebagai business owner atau direktur ingin penjualan Anda meningkat, tapi juga kesehatan keuangan baik – maka artikel ini perlu Anda baca sampai akhir. Saya juga merekomendasikan Anda membagikan artikel ini kepada tim finance Anda (atau tepatnya finance manager).
1. Ikut Meeting Sales
Salah satu cara terbaik tim finance mencegah piutang tak tertagih adalah dengan mengikuti sales meeting. Dengan cara ini, tim finance bisa memahami kondisi, proses dan tantangan yang dihadapi tim sales. Tim finance, atau perwakilannya (misalnya finance manager), bisa memberikan presentasi singkat (10-15 menit) terkait kebijakan piutang dan tempo.
Meeting sales juga merupakan waktu yang baik untuk mengenal orang-orang sales secara pribadi. Luangkan waktu sebanyak mungkin bergaul dengan tim sales – khususnya bila perusahaan Anda memiliki sales luar kota yang jarang bertemu dalam keseharian.
2. Edukasi tim sales tentang piutang
Ingat, kebanyakan tim sales tidak memiliki niat jahat untuk mensabotase tim finance. Mereka tidak dengan sengaja merepotkan tim finance dengan berjualan kepada customer yang buruk. Kebanyakan mereka hanya tidak paham tentang prinsip piutang tak tertagih dan dampaknya untuk perusahaan.
Finance manager dan timnya, karenanya, memiliki tanggung jawab untuk memberikan edukasi kepada tim sales, termasuk tentang fakta keuangan yang menyedihkan akibat piutang tak tertagih. Saat tim sales memahami hal ini, kebanyakan mereka lebih terbuka untuk mengikuti panduan piutang dan pemberian tempo.
Contoh edukasi tim sales tentang piutang tak tertagih:
- Edukasi tentang kebijakan dan prosedur penagihan. Dengan cara ini, tim sales bisa terbantu mempersiapkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan tempo bagi customer, dan mempercepat proses order.
- Undang sales manager dan asistennya ke dalam meeting finance terkait piutang. Ajak mereka melihat detil aktivitas penagihan, persentase yang tertagih dan target telepon penagihan yang perlu dilakukan setiap hari misalnya.
- Tunjukkan kepada tim sales berapa banyak penjualan yang diperlukan untuk menutupi kerugian akibat piutang tak tertagih. Banyak di antara mereka tidak menyadari besarnya penjualan yang dibutuhkan untuk kompensasi kerugian tersebut (termasuk pembatalan pembelian secara mendadak dari customer).
3. Beri panduan untuk menghindari customer yang tidak layak mendapat tempo
Penjualan belum disebut penjualan sampai tagihannya terbayar. Meyakinkan beberapa orang sales akan hal ini tidak terlalu mudah. Beberapa cara berikut bisa Anda dan/atau finance manager Anda adaptasi dalam perusahaan:
- Buatlah panduan pemberian tempo piutang yang detil, tapi memiliki ruang untuk fleksibilitas. Kuncinya adalah membuat tim sales memahami aturan dasarnya. Ini akan mengurangi pertikaian antar departemen yang tidak perlu.
- Berikan sales dengan laporan terkait customer yang berpotensi bermasalah piutangnya. Ini termasuk angka customer-customer yang tampak punya niat curang terkait piutang mereka.
- Berikan sales salinan umur piutang. Pastikan informasi tersebut mudah dipahami (misalnya: print-out excel 100 halaman tidak akan dibaca dibanding 2-3 halaman yang telah disederhanakan).
- Pastikan memiliki salinan Purchase Order secara lengkap sebelum mengirim barang ke customer.
4. Seimbangkan mindset Anda terkait sales dan penagihan
Dalam sebuah bisnis, mindset owner atau direktur sangat berpengaruh terkait kesehatan piutang dan keuangan mereka.
Ada business owner yang fokus mengejar penjualan, dan dengan mudah memberikan tempo pada customer. Termasuk tidak meminta down payment untuk produk-produk yang mereka perlu indent dari supplier. Hasilnya, penjualan meningkat drastis tapi cashflow perusahaan tersedot kepada pembayaran supplier.
Sebaliknya, ada pula business owner yang sangat berhati-hati terkait cashflow dan pelit memberikan tempo. Kesehatan keuangan mereka terjaga, tapi penjualan mereka umumnya stagnan atau menurun. Alhasil, cashflow lama kelamaan tidak bisa menutupi biaya operasional perusahaan.
Pertanyaan saya: apakah mindset Anda seimbang antara sales dan penagihan? Ataukah Anda berat sebelah?
Lima hal berikut bisa Anda lakukan untuk memastikan balance antara keduanya di dalam kebijakan leadership Anda:
- Jadwalkan meeting per dua atau tiga bulan dengan sales manager dan finance manager untuk mereview angka piutang dan umur piutang.
- Set program komputer yang akan menghentikan proses order bila customer memiliki tanda bahaya (red flag) dalam akun mereka. Order hanya bisa dilanjutkan dengan persetujuan finance manager atau Anda sebagai owner/ direktur.
- Minta finance manager dan timnya mencatat aktivitas pemberian persetujuan tempo yang di luar kebijakan perusahaan. Mengapa? Agar tim finance tidak disalahkan untuk persetujuan order terhadap customer yang mereka sudah wanti-wanti kondisi kelayakannya.
- Berikan pinalti kepada sales manager, misalnya pemotongan gaji bila piutang macet dalam tim mereka memburuk. Ini juga termasuk bila perusahaan sering mengalami pembatalan pembelian oleh customer untuk barang-barang yang dipesan sales manager dimana customer tidak dimintai down payment.
- Lakukan team alignment antar tim sales dan tim finance. Kami memiliki program team alignment (4 jam) untuk menjembatani ketidakharmonisan antara dua tim tersebut. Hubungi kami di Whatsapp untuk menanyakan program team alignment ini
Renungan
- Seberapa harmonis hubungan tim sales dan tim finance dalam perusahaan Anda?
- Dalam artikel ini ada 3 cara mengedukasi tim sales terkait piutang. Yang manakah yang Anda ingin tim finance mulai lakukan di bulan ini?
- Bagaimanakah mindset Anda terkait sales dan piutang bisa lebih seimbang di tahun ini?
Please share
Bila Anda suka artikel ini, bagikan melalui whatapp / whatsapp grup, facebook atau sosial media lainnya. Ini akan membantu website ini lebih bertumbuh. Terima kasih banyak.
