Jadi, Anda baru Merekrut Karyawan baru?

Merekrut karyawan baru seringkali menyita cukup banyak waktu dan energi. Oleh sebab itu, penting bagi Anda untuk memastikan karyawan baru tersebut siap untuk berkontribusi bagi perusahaan, termotivasi dan betah.

Sayangnya, hanya sedikit pengusaha yang benar-benar peduli akan hal tersebut. Kebanyakan pemilik bisnis masih menganggap bahwa langsung menerjunkan karyawan baru ke lapangan adalah cara terbaik untuk membuatnya bekerja dengan efektif. Tentu saja cara tersebut bisa saja berhasil, dengan catatan bahwa Anda atau manager yang memimpin karyawan baru tersebut terlatih untuk mementor individu. Bila tidak, maka karyawan baru Anda malah bisa merasa:

• diabaikan (baca: tidak mendapat support) – bila Anda adalah pemimpin yang “irit” berkomunikasi
• dijerumuskan (baca: salah menerima kerja) – bila Anda adalah pemimpin yang lebih sering mengomel daripada mengajar.

Dampaknya tentu mengecewakan: karyawan baru jadi ragu akan masa depannya di perusahaan Anda. Kesan-kesan baik yang mereka dapatkan dari interview dengan Anda berubah jadi kebimbangan. Tidak jarang pula, karyawan baru tersebut mengundurkan diri (atau menghilang tanpa kabar) di minggu-minggu pertama bekerja untuk bisnis Anda.

Training Karyawan Baru oleh Karyawan Lama

Bagaimana dengan training karyawan baru oleh karyawan lama? Itu adalah cara yang sangat brilian – dengan beberapa catatan:

1. Karyawan lama tersebut memang bisa mentransfer ilmu. Ada perbedaan besar antara “guru” yang senang bicara dari “guru” yang bisa mengajar. Guru yang senang bicara bisa saja memukau muridnya dengan cerita-cerita yang menarik, tapi pada akhirnya sang murid tidak paham dengan apa yang harus ia lakukan. Demikian pula dengan karyawan lama yang Anda tugasi untuk mementor: apakah ia bisa mengajar dengan baik?
2. Karyawan lama tersebut bukan barisan sakit hati. Minggu-minggu pertama karyawan baru Anda bekerja dalam perusahaan adalah masa-masa krusial. Apa yang ia dengar tentang perusahaan dan tentang Anda membentuk mental model dalam benak pikirannya. Jadi bila tanpa sengaja (baca: tanpa sadar) Anda mempercayakan training karyawan baru pada karyawan lama yang merupakan barisan sakit hati (kecewa pada perusahaan, kecewa pada Anda atau managernya), jangan kaget bila karyawan baru jadi tidak termotivasi.
3. Karyawan lama tersebut bukan karyawan yang bandel. Darimana karyawan baru belajar bahwa terlambat di kantor Anda itu tidak apa-apa? Atau bila tidak masuk seminggu sekali masih tetap aman? Bisa dari mana saja, tentunya. Namun, jangan sampai Anda menyesal bila ternyata karyawan baru tersebut ternyata belajar hal-hal “bandel” dari karyawan lama.

Training Karyawan Baru yang Terencana

Training karyawan baru yang terencana bisa kita sebut sebagai program induksi. Program induksi ini tujuannya sederhana: membuat karyawan baru melebur secara skill dan semangat selekas mungkin dengan perusahaan.

[callout]Kata ‘induksi’ yang digunakan mungkin menggunakan prinsip yang sama dengan membuat besi biasa menjadi magnet, dengan cara mendekatkan besi dengan magnet yang kuat. Demikian pula program induksi perlu dipimpin oleh tim atau pemimpin yang paling mewakili budaya kerja perusahaan.[/callout]

Program induksi tidak perlu melibatkan trainer luar, karena pada dasarnya karyawan baru Anda akan meluangkan waktu lebih banyak dengan karyawan-karyawan Anda saat ini.

Kuncinya hanya satu: terencana.

Untuk memberikan Anda gambaran akan program induksi yang terencana, Ide-Bisnis.com membagikan lima langkah yang Anda bisa pertimbangkan diterapkan dalam bisnis Anda:

Sebelum karyawan baru masuk kerja.

Awali karir karyawan baru dalam perusahaan Anda dengan:

• mengirimkan info penting tentang perusahaan Anda, misalnya dengan salinan company profile,
• menginformasikan padanya siapa yang akan menemuinya di hari pertama kerja dan siapa yang akan mementornya,
• mempersiapkan checklist sederhana untuk digunakan karyawan baru tersebut dalam mengelola pembelajaran mereka.

Hari Pertama

Gunakan hari pertama kerja karyawan baru Anda untuk:

• perkenalkan karyawan baru dengan atasan dan rekan kerja yang akan bekerja bersamanya. Ini bisa termasuk memperkenalkannya dengan manager atau karyawan lain yang akan berhubungan dengannya dalam pekerjaan,
• memperkenalkannya dengan fasilitas kantor, misalnya lokasi kamar kecil, pantry. Hal-hal kecil seperti ini bisa jadi sangat berarti bila karyawan baru tersebut berkepribadian introvert,
• mengurus dokumen-dokumen penting dengan karyawan baru tersebut, mulai dari rekening bank untuk transfer gaji, asuransi tenaga kerja atau kesehatan, dan sebagainya.

Minggu Pertama

Bantu karyawan baru Anda memahami tentang:

• siapa yang melakukan apa dan kapan (job description),
• proses-proses kerja dalam perusahaan Anda serta aturan kerjanya,
• bagaimana mesin, alat, program atau teknologi tertentu bekerja,
• peranan karyawan baru tersebut dalam perusahaan,
• bagaimana kinerjanya akan dinilai, dan
• berikan mereka kesempatan belajar mengenali dan melakukan tugas-tugas tertentu.

Bulan Pertama

Fokus bulan pertama adalah untuk membantu karyawan baru tersebut memahami lebih baik tentang tujuan perusahaan Anda dan peranannya dalam perusahaan Anda. Anda bisa melakukannya dengan: memberikan feedback tentang seberapa baik ia telah beradaptasi dengan lingkungan kerjanya, termasuk bilamana ada pelatihan skill yang perlu dilakukannya, atau bilamana ada ada kekuatiran yang bersifat karakter/cara kerjanya.

Tiga Bulan Pertama

Masa probation atau percobaan 90 hari adalah masa yang sangat penting, baik bagi Anda sebagai pemilik bisnis, karyawan baru tersebut dan juga manager yang menjadi atasannya. Masa tiga bulan ini adalah momen untuk Anda menilai bilamana Anda dan kedua pihak lainnya sama-sama senang dengan adaptasi dan kinerja karyawan baru tersebut.

Penting bagi Anda sebagai pengusaha untuk melakukan penilaian secara tulus dan berani di sini.

Tulus untuk menilai karyawan baru tersebut apa adanya, bukan karena ada apanya. Tidak jarang pengusaha “menunda” mengambil keputusan mengeluarkan karyawan yang tidak cocok di masa percobaan ini karena alasan yang tidak tulus: sedang sibuk atau tidak sempat merekrut yang lain. Ketulusan akan mendorong Anda untuk berani memutuskan.

Seorang klien saya mengatakan ini:

[shareable]’kita gak boleh egois dengan karyawan baru kita, Coach. Kalau bagus, bilang bagus. Kalau jelek, bilang jelek. Jangan sampai kita membuat orang buang waktu di tempat kita, padahal dia bisa sukses di tempat lain.'[/shareable]

Talk-It Over

Bila Anda merasa bahwa merekrut karyawan bukanlah hal yang mudah di akhir-akhir ini, maka memastikan karyawan baru tersebut betah, termotivasi dan siap berkontribusi sangatlah penting.

• Bagaimana biasanya karyawan baru diterima dalam pekerjaannya dalam perusahaan Anda?
• Dari lima langkah dalam artikel ini, yang manakah yang Anda ingin terapkan saat menerima karyawan baru Anda kelak?
• Pernahkah Anda memperpanjang masa percobaan bagi karyawan Anda? Apa yang umumnya menjadi alasan Anda melakukannya: belum jelas bilamana ia berprestasi, belum sempat merekrut yang lain, atau ada alasan lainnya?