Prosedur Penagihan Piutang Usaha: Libatkan Sales

Dalam artikel kali ini, kita mengupas prosedur penagihan piutang usaha dengan melibatkan sales.

Walau kebanyakan orang sales benci membantu dalam upaya penagihan, beberapa dari tim sales bersedia melakukannya. Tidak jarang juga mereka berhasil membantu dengan efektif. Seringkali, tingkat kesuksesan tim sales Anda dalam membantu penagihan bergantung pada hubungan upaya penagihan yang mereka lakukan dengan kompensasi yang mereka terima.

Ide-Bisnis.com merangkum 10 prosedur penagihan piutang usaha dengan melibatkan tim sales untuk Anda:

Baca juga: Piutang Macet karena Invoice Bermasalah

1. Hadiri meeting tim sales Anda dan jelaskan kondisi piutang pada mereka. Ingatkan kebijakan perusahaan terkait jatuh tempo pembayaran customer dan jawab pertanyaan-pertanyaan yang mereka ajukan.
2. Berikan penghargaan kepada orang sales yang customernya memiliki Umur Piutang terbaik.
3. Keluarkan daftar “customer nakal” per anggota tim sales. Sirkulasikan daftar tersebut kepada semua tim sales.
4. Sediakan setiap tim sales dengan sebuah laporan yang menunjukkan perilaku keterlambatan pembayaran dari customernya. Beritahu mereka customer mana yang akan distop penyediaan barang oleh perusahaan bila terus tidak membayar. Pada umumnya, kebanyakan orang sales akan berpartisipasi dalam penagihan daripada kehilangan customer (walau mereka sebenarnya enggan melakukannya).
5. Jadwalkan rapat berkala dengan manager sales untuk membahas customer dengan piutang bermasalah.
6. Kurangi persentase komisi untuk piutang yang terlambat lebih dari 90 hari. Beberapa perusahaan malah memotong komisi secara signifikan bila piutang lebih dari 90 hari (atau panjang jatuh tempo yang disepakati).
7. Sampaikan kepada tim sales dan pastikan setiap anggota tim sales paham bahwa tidak benar untuk mengatakan pada customer “tidak apa-apa terlambat membayar”.
8. Latih tim sales untuk penagihan melalui telepon, whatsapp atau tatap muka.
9. Saat perusahaan Anda terpaksa menahan order customer karena gagal bayar, informasikan kepada sales yang bersangkutan dan minta sales tersebut memberikan penekanan yang lebih jelas pada customer. Minta sales tersebut mengunjungi purchasing dari perusahaan terkait, memberitahu tentang kebijakan order tertahan. Lalu amati saja bagaimana dinamika argumen dan ketegangan yang terjadi. (jangan takut kehilangan customer).
10. Tahan komisi sales sampai piutang tertagih. Kondisi ini menjadi insentif tim sales untuk membantu upaya penagihan piutang.

Prosedur penagihan piutang usaha Anda dengan melibatkan tim sales memang tampak kurang nyaman. Tetapi, setiap orang sales perlu memahami bahwa sebuah penjualan adalah hadiah cuma-cuma bagi customer sampai akhirnya invoicenya dibayarkan.

Salah seorang sales dari klien saya merasa gengsi untuk menagih customernya yang terlambat membayar. Alasannya, ia jadi merasa perusahaannya kurang bonafid bila mengejar customer membayar.

Ada juga manager finance yang bersitegang dengan manager sales karena dianggap menghambat penjualan. Kondisinya departemen sales ingin tempo yang lebih fleksibel bagi customer agar mudah closing; sementara departemen finance merasa perusahaan sudah kesulitan cashflow dengan meningkatnya piutang macet.

Renungan

• Bagaimana keterlibatan tim sales Anda dalam penagihan piutang perusahaan Anda?
• Saat ada sales yang enggan membantu penagihan, apa yang biasa menjadi alasannya?
• Apa yang bisa Anda lakukan dengan artikel ini untuk menyeimbangkan departemen sales dan finance perusahaan Anda?

Please share

Bila Anda suka artikel ini, bagikan melalui whatapp / whatsapp grup, facebook atau sosial media lainnya. Terima kasih banyak.